En las fechas en las que estamos, es muy habitual que los empresarios se planteen la cuestión de la custodia de documentación.
Nuestra actividad comercial a menudo genera un volumen importante de justificantes: facturas, nóminas, recibos bancarios, etc. que a la larga supone un problema de espacio.
Por lo que a veces surge la duda: ¿Hasta cuándo debo guardarlos?
Según la norma
Debemos tener en cuenta, por un lado la Legislación Mercantil y por otra la Legislación Tributaria
Código de Comercio
El Código establece que «los comerciantes conservarán documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros».
Normas Tributarias para las facturas de gastos
Los distintos reglamentos de impuestos, establecen que debemos conservar la documentación relativa a las declaraciones cinco años.
Dado que la legislación mercantil establece un periodo mayor (6 años) utilizaremos este como práctica habitual:
Excepciones a la regla
Aquellas facturas de inmovilizado (Inmuebles, vehículos, maquinaria, etc.) deben conservarse mientras se estén practicando amortizaciones. A veces 20 años o más.
Si se están aplicando compensación de bases imponibles negativas, bajo el Impuesto sobre Sociedades El plazo máximo de compensación es de 18 años por lo que debemos de utilizar este dato como referencia para archivar las facturas
Factura electrónica
Hoy en día se tiende a conservar una gran parte de la documentación en formato electrónico. Si bien en el caso de facturas debemos de asegurarnos que cumplen con los requisitos de una factura electrónica legal
No se admite el simple escaneo de documentos físicos, salvo que contengan algún mecanismo de verificación (CSV o firma electrónica)
¿Qué pasa si no conservo las facturas de mis gastos?
Las consecuencia más grave de no disponer de justificantes de gastos es que si la administración nos revisa nos anulara aquellas deducciones de gastos sin justificante físico.
Por lo que podrá hacernos pagar aquello que hemos deducido, llegando incluso a resolver imponernos una sanción.
En resumen debemos disponer de un archivo de los justificantes de gastos corrientes de al menos 6 años y de 18 años o más en ciertos casos
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